5 Gründe warum Sie Ihr Projektmanagement automatisieren sollten

Mithilfe von Automatisierung können zeitaufwändige und wiederholbare Routinen reduziert werden und somit mehr Effizienz sowie Zeit für wichtigere Aufgaben gewonnen werden. 

Als Verantwortliche für das Projektmanagement der sayang.gmbh stelle ich immer wieder fest, dass es mindestens 5 Gründe gibt, die dafür sprechen, gewisse Abläufe oder Prozesse zu automatisieren. Damit gewinne ich Zeit für Aufgaben, die mehr Engagement von mir fordern und erleichtere nicht nur mir, sondern auch dem Team den Arbeitsalltag.

Hier sind 5 Gründe, warum also auch Sie Ihr Projektmanagement automatisieren sollten:

  • Produktivität steigern
  • Zeit sparen
  • Systeme einfach verknüpfen
  • Überblick behalten
  • Optimierte Freigabe und Feedback Prozesse

Produktivität steigern

Mithilfe neuer Projektmanagement-Tools oder Bots wie Butler by Trello und Zapier können organisationsübergreifende Arbeitsabläufe oder Produktionsprozesse festgelegt und automatisiert werden. Sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, wird der Task automatisch an die nächste Produktionskette weitergeleitet und dementsprechend zugeordnet. 

Jedes Teammitglied weiß, wann es welche Aufgabe erledigen soll und muss sich nicht seine Tasks und Verantwortlichkeiten zusammensuchen. Die Abläufe werden effizienter und können schneller durchlaufen werden. Mithilfe von definierten Regeln und einem einfachen Ticket-System kann das Team sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und muss sich nicht um den weiteren Prozessverlauf kümmern. 

Zeitersparnis

Jeder der ein Projekt bereits geleitet hat weiß, dass der Alltag schnell von administrativen Aufgaben gefüllt wird. Sie halten oft von anderen Aufgaben ab. Um hier wertvolle Zeit zu sparen, sind automatisierte Prozesse hilfreich. Tasks wie die Zuweisung von Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten, Erstellen von Checklisten oder Deadlines müssen wir ProjektmanagerInnen nicht jedes Mal auf ein Neues umsetzen, sondern sie passieren ganz automatisch. Mehr Zeit, um sich auf neue Prozesse zu konzentrieren, Optimierungspotential zu entdecken und sich voll und ganz auf die Kunden zu konzentrieren.

Systeme einfach verknüpfen

Für jeden Anwendungsbereich gibt es ein eigenes System oder die Teams im Unternehmen haben unterschiedliche Tools. In Zeiten von interdisziplinären Teams und den neuesten Technologien für die kleinste Anwendung brauchen wir und das Team einfachen Zugriff auf alle Informationen und Daten. Noch besser: Die Tools und Systeme sollten zusammenarbeiten. 

Sobald Teammitglieder immer wieder nach Informationen suchen müssen, wird das ganze Team unproduktiver und muss für unnötige Suchen Zeit aufwenden. Mithilfe von Automatisierungstools wie Zapier können mehrere Systeme integriert werden und Prozessabläufe auch systemübergreifend definiert werden. Die Daten sind nicht mehr isoliert und für alle Beteiligten schnell und automatisch greifbar.

Den Überblick behalten 

Als ProjektmanagerIn hat man oft viele verschiedene Projekte gleichzeitig zu managen. Aber auch die Teammitglieder müssen häufig viele verschiedene Projekte bedienen. Wie schafft man es also, den Überblick über Tasks und Deadlines zu behalten? Eine gute Lösung sind Übersichts-Boards oder -Seiten. Mittels Regeln oder Befehlen in einem Projektmanagement-Tool können alle zugewiesenen Task mit den darin vermittelten Informationen an einem Ort gesammelt werden. So fällt keine Aufgabe mehr runter und man behält den Überblick auch projektübergreifend.

Optimierung von Freigabe- und Feedback-Prozessen

Ein Bereich, wo Projektmanagement in der Regel mit Timing und Ressourcen in Konflikt gerät, ist der Freigabeprozess. Mitteilungen kommen nicht an, den Stakeholdern ist nicht klar, dass das Projekt auf ihre Freigabe wartet und es werden verschiedene Versionen der zu erbringenden Leistungen an mehrere E-Mail-Verläufe angehängt.

Hier kann Automatisierung eingesetzt werden, um diesen Prozess zu optimieren, sodass allen Freigabe-Verantwortlichen mitgeteilt wird, dass sie etwas überprüfen müssen. So wird unnötiges Warten eliminiert und Doppelungen werden vermieden. 

Sobald das Feedback gegeben wurde, erhalten die ursprünglichen Verantwortlichen es an einem Ort – und zwar chronologisch geordnet – zurück. Natürlich werden hierzu am besten Tools verwendet, die kollaboratives Arbeiten unterstützen. So können die Automatisierungen reibungslos funktionieren.

Ihre Vorteile des automatisierten Projektmanagements

Abschließend lässt sich also Folgendes sagen: Mithilfe von Automatisierung können Sie

  • Ihre Arbeit erleichtern
  • Ihre Leistungen skalieren
  • Untergeordnete, manuelle Arbeiten erleichtern
  • Alle Ihre Werkzeuge integrieren und 
  • Freigabeprozess verbessern

Meiner Meinung nach also ein echter Gewinn! Setzen Sie bereits Automatisierung in Ihrem Unternehmen ein? Schreiben Sie Ihre Erfahrungen in die Kommentare!

Julia Schmidbauer

Julia ist die Head of Operations und die Chief Happiness Officer der sayang.gmbh. Sie weiß, wie zufriedene Mitarbeiter reibungslos und wertschöpfend zusammenarbeiten.
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